"Een directe koppeling tussen de Navision database en Excel was voor mij dé oplossing."
"Toen ik tijdens de ExSION-demo zag hoe snel data naar Excel werd gehaald, wist ik direct dat ik deze tool in huis wilde hebben. Financiële afdelingen maken veelvuldig gebruik van Excel, ook wij, maar het is erg tijdrovend om alles handmatig over te zetten. Daarom is de real time koppeling tussen de database van Navision en Excel direct een toegevoegde waarde van ExSION. Sinds wij ExSION in gebruik namen, hebben wij er allerlei rapportages en analyses mee gemaakt. Voor ons heeft ExSION de waarde van onze investering in Navision direct vergroot. Het geeft de Afdeling Control de handvatten die nodig zijn om op een efficiënte wijze haar rol binnen de organisatie te kunnen spelen."

Bij aankomst op het kantoor van Wim van de Berg, werd ik direct geïntroduceerd bij de medewerkers van de afdeling. Wim is een teamplayer, dat voel je direct. "Of ze even een reactie wilden geven op ExSION want daar kwam deze mijnheer voor." Nou dat was niet tegen dovemans oren gezegd. De afdeling Control van Kinderopvang Humanitas kende met ExSION een wat aarzelende start: "je moet toch eerst wat tijd vrij maken om de rapportages te maken". Maar al snel zat de snelheid er in en nu is iedereen helemaal thuis met ExSION. Naast reguliere rapportages kan je met ExSION naar harte lust 'graven en spitten' in de database. De analyses die met ExSION worden gemaakt spelen een belangrijke rol bij het rationaliseren van de organisatie. Volgens de mensen van de afdeling is er nog veel meer mogelijk, zeker nu ExSION is uitgebreid met nieuwe functionaliteit. Wat later op zijn kantoor legt Wim van de Berg het nog eens uit. "ERP software zoals Navision biedt veel mogelijkheden, maar voor goede management informatie heb je vaak een tool nodig om de benodigde data uit het systeem te krijgen. Veel mensen gebruiken hiervoor Excel, wij ook, maar dat is erg veel werk, waardoor je vaak genoegen neemt met minder. Toen ik de demo van ExSION zag was ik direct verkocht: een directe koppeling tussen de database en Excel was voor mij dé oplossing. Ik heb het toen direct aangeschaft." Over return on investment: "dat is geen discussiepunt," vervolgt hij, "voorheen waren we bijvoorbeeld twee weken bezig met het maken van de 150 maandrapportages voor elke locatie; nu doen we dit in ongeveer 3 dagen. Een ander voorbeeld: het jaarverslag wordt via ExSION in Excel opgebouwd. Vervolgens is Excel gekoppeld aan Word, zodat de jaarrekening altijd real time, in de juiste lay-out, kan worden geactualiseerd. Als gevolg van deze verhoogde efficiency is er nu ook veel meer tijd voor controle en analyse. We kunnen nu binnen deadlines zeer betrouwbaar rapporteren, wat onontbeerlijk is voor een verantwoorde informatievoorziening ten behoeve van onze organisatie. De markt voor kinderopvang is namelijk zeer dynamisch en concurrerend; je moet bovenop de feiten zitten".

Conclusie: met ExSION bespaar je zo een paar fte's en je verbetert de efficiency van de informatievoorziening. Als je dat afzet tegen de relatief lage aanschafprijs, dan zit het met de ROI meer dan goed." Intussen heeft Wim zijn PC scherm naar mij toegedraaid en toont hij met groot gemak een aantal ExSION rapportages: opbrengsten en kosten per locatie, verhouding kosten direct en indirect personeel, debiteuren algemeen- per periode - per locatie - per bedrijf - per gebruikersgroep en dat alles binnen één Excel format, vervolgens, bezettingsgraden per vestiging, het opstellen en aanpassen van de begroting en nog veel meer. "Het gaat misschien wat ver," zegt Wim van de Berg, "maar een tool als ExSION geeft ons de gelegenheid om de rol te spelen die je als Afdeling Control geacht wordt te hebben. Je moet onmiddellijk kunnen reageren als een locatiemanager belt over zijn cijfers, of als het bestuur een bepaalde financiële onderbouwing wenst. Met ExSION is dat mogelijk in Excel, een vorm die ook nog eens iedereen begrijpt. Het geeft mij als financiële man heel veel voldoening om op deze manier te kunnen werken. Ik ben er van overtuigd dat de snelle beschikbaarheid van gegevens ook weer zijn positieve weerslag heeft op de organisatie. Cijfers vertellen je uiteindelijk wat je aan het doen bent. Daar moet je snel inzicht in hebben; daarbij neemt ExSION een belangrijke plaats in." Wim van de Berg startte met 7 ExSION gebruikers. Eerst de financiële afdeling en daarna zien we wel verder was zijn uitgangspunt. Er zijn recentelijk acht gebruikers van de afdeling Shared Services bijgekomen. Ze hebben een inhouse training gehad en zijn nu net zo enthousiast als hun financiële collega's, die zich ook gelijk hebben laten bijscholen. Een stukje kennis management noemt Wim van de Berg dat. Hij vindt de Excel-tips en aanwijzingen die de trainers van HBSoftware opdoen in allerlei praktijk situaties heel waardevol voor zijn eigen organisatie. Hij verwacht dan ook dat het aantal ExSION gebruikers gestaag zal toenemen evenals de reporting samenwerking met HBSoftware.

Op de foto staat Wim van de Berg rechtsachter in het Humanitas team.